Qué es el SIBA
El SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento) es la plataforma donde los alojamientos comunican la estancia de cada huésped extranjero. La obligación viene de la Ley n.º 23/2007 (artículos 15 y 16) y se aplica a hoteles, Alojamento Local y cualquier otro establecimiento que aloje a ciudadanos extranjeros a cambio de pago.
Cada estancia se comunica mediante un boletín de alojamiento, un registro por persona con los datos del documento de identidad y las fechas de la estancia.
Del SEF a la AIMA
En octubre de 2023 se extinguió el SEF y sus competencias administrativas pasaron a la AIMA (Agência para a Integração, Migrações e Asilo). Para quien gestiona alojamientos, lo esencial no ha cambiado: el SIBA sigue siendo el canal, las credenciales siguen siendo válidas y la obligación es la misma. Muchas guías aún dicen «comunicar al SEF»; hoy el organismo es la AIMA.
A quién hay que comunicar
- Todos los huéspedes que no tienen nacionalidad portuguesa, incluidos los ciudadanos de la Unión Europea.
- Cada persona individualmente, y no solo quien hizo la reserva.
- Niños incluidos, con los datos de su documento.
Los ciudadanos portugueses no se comunican en el SIBA. Pero atención al INE: las estadísticas mensuales cuentan a todos los huéspedes, portugueses y extranjeros.
Plazos
El boletín debe comunicarse en un plazo de tres días hábiles tras la entrada del huésped, y la salida también debe quedar registrada en el mismo plazo. Con reservas seguidas, llegadas tardías y fines de semana de por medio, es fácil que se pase un boletín cuando el proceso depende de que alguien se acuerde.
Qué datos se necesitan
- Nombre completo
- Fecha y lugar de nacimiento
- Nacionalidad
- Tipo, número y país emisor del documento de identidad (pasaporte o tarjeta de identidad)
- Residencia habitual
- Fechas de entrada y de salida
Estos datos deben recogerse antes o en el momento de la llegada. Pedir una foto del documento por mensaje obliga después a copiarlo todo a mano y a guardar imágenes de documentos en móviles personales.
Tres formas de envío
- Manualmente en el portalSe rellena un boletín cada vez en la web del SIBA. Funciona para pocos huéspedes, pero es lento y propenso a errores de escritura.
- Envío de ficheroSe carga en el portal un fichero con varios boletines. Exige preparar el fichero en el formato correcto.
- Envío automático (web service)Un software conectado al SIBA envía los boletines solo, a partir de los datos del check-in online. Así funciona MyStay.
El envío por fax ya no existe. Las comunicaciones se hacen por el portal del SIBA o mediante integración directa.
Errores más comunes
- Comunicar solo al titular de la reservaCada huésped extranjero tiene su boletín, incluidos acompañantes y niños.
- Olvidar a los ciudadanos de la UEUn huésped español o alemán también se comunica.
- Dejarlo para final de mesEl plazo cuenta desde la entrada, no desde el cierre del mes.
- No registrar la salidaLa estancia solo queda completa con la fecha de salida.
- Datos copiados con erroresUn número de documento equivocado invalida el boletín. La lectura automática del documento lo evita.
- Credenciales de quien ya no estáSi el acceso al SIBA está a nombre de alguien que dejó el equipo, los envíos se detienen sin que nadie se dé cuenta.
Qué ocurre si no comunica
La falta de comunicación, o la comunicación fuera de plazo, es una infracción administrativa (contraordenação) sancionable con multa, aplicada por cada boletín que falte. En un alojamiento con muchas entradas al mes, un proceso que falla de vez en cuando sale caro rápidamente.
Cómo gestiona MyStay el SIBA
Con MyStay, el huésped hace el check-in online en el móvil antes de llegar: lee el documento con la cámara, confirma los datos y firma. Al día siguiente del check-in, MyStay envía el boletín al SIBA automáticamente, por cada huésped extranjero. Los códigos de acceso solo se envían tras completar el check-in, así que nadie entra sin que se hayan recogido sus datos.
- Lectura del documento y firma en el móvil del huésped
- Boletines enviados solos, con el estado de cada envío visible
- INE enviado todos los meses, el día que elija entre el 1 y el 10
Ver el check-in online, SIBA e INE · Disponible como extra en el plan Host gratuito (+4 € por alojamiento/mes) e incluido en Pro y Business.
Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico. Las normas pueden cambiar y algunas dependen del municipio: confírmelo siempre con las entidades oficiales.
Preguntas frecuentes
¿También se comunican los ciudadanos de la Unión Europea?
Sí. Todos los huéspedes sin nacionalidad portuguesa se comunican en el SIBA, incluidos los ciudadanos de la UE.
¿Los niños también tienen boletín?
Sí. Cada huésped extranjero se comunica individualmente, sea cual sea su edad.
¿Cuál es el plazo para comunicar?
Tres días hábiles tras la entrada del huésped, y la salida debe quedar registrada en el mismo plazo.
¿Cambió el SIBA con el paso del SEF a la AIMA?
En la práctica, no. La AIMA asumió las competencias del SEF en 2023, pero el SIBA y las credenciales siguen siendo los mismos.
¿MyStay envía los boletines automáticamente?
Sí. Con los datos del check-in online, MyStay envía el boletín al SIBA automáticamente al día siguiente del check-in.