O que é o SIBA
O SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento) é a plataforma onde os alojamentos comunicam a estadia de cada hóspede estrangeiro. A obrigação vem da Lei n.º 23/2007 (artigos 15.º e 16.º) e aplica-se a hotéis, alojamento local e qualquer outro estabelecimento que aloje cidadãos estrangeiros mediante pagamento.
Cada estadia é comunicada através de um boletim de alojamento, um registo por pessoa com os dados do documento de identificação e as datas da estadia.
Do SEF para a AIMA
Em outubro de 2023 o SEF foi extinto e as suas competências administrativas passaram para a AIMA (Agência para a Integração, Migrações e Asilo). Para quem gere alojamento, o essencial não mudou: o SIBA continua a ser o canal, as credenciais continuam válidas e a obrigação é a mesma. Muitos guias ainda dizem «comunicar ao SEF»; hoje a entidade é a AIMA.
Quem tem de ser comunicado
- Todos os hóspedes que não têm nacionalidade portuguesa, incluindo cidadãos da União Europeia.
- Cada pessoa individualmente, e não apenas quem fez a reserva.
- Crianças incluídas, com os dados do respetivo documento.
Os cidadãos portugueses não são comunicados no SIBA. Mas atenção ao INE: as estatísticas mensais contam todos os hóspedes, portugueses e estrangeiros.
Prazos
O boletim deve ser comunicado no prazo de três dias úteis após a entrada do hóspede, e a saída também tem de ficar registada no mesmo prazo. Com reservas seguidas, chegadas tardias e fins de semana pelo meio, é fácil deixar passar um boletim quando o processo depende de alguém se lembrar.
Que dados são precisos
- Nome completo
- Data e local de nascimento
- Nacionalidade
- Tipo, número e país emissor do documento de identificação (passaporte ou cartão de cidadão)
- Residência habitual
- Datas de entrada e de saída
Estes dados devem ser recolhidos antes ou no momento da chegada. Pedir uma fotografia do documento por mensagem obriga depois a copiar tudo à mão e a guardar imagens de documentos em telemóveis pessoais.
Três formas de enviar
- Manualmente no portalPreenche um boletim de cada vez no site do SIBA. Funciona para poucos hóspedes, mas é lento e sujeito a erros de digitação.
- Envio de ficheiroCarrega no portal um ficheiro com vários boletins. Exige preparar o ficheiro no formato certo.
- Envio automático (web service)Um software ligado ao SIBA envia os boletins sozinho, a partir dos dados do check-in online. É assim que funciona a MyStay.
O envio por fax deixou de existir. As comunicações são feitas pelo portal do SIBA ou por integração direta.
Erros mais comuns
- Comunicar só o titular da reservaCada hóspede estrangeiro tem o seu boletim, incluindo acompanhantes e crianças.
- Esquecer os cidadãos da UEUm hóspede espanhol ou alemão também é comunicado.
- Deixar para o fim do mêsO prazo conta a partir da entrada, não do fecho do mês.
- Não registar a saídaA estadia só fica completa com a data de saída.
- Dados copiados com errosUm número de documento trocado invalida o boletim. A leitura automática do documento evita isto.
- Credenciais de quem já saiuSe o acesso ao SIBA está no nome de alguém que deixou a equipa, os envios param sem ninguém dar por isso.
O que acontece se não comunicar
A falta de comunicação, ou a comunicação fora do prazo, é uma contraordenação punível com coima, aplicada por cada boletim em falta. Num alojamento com muitas entradas por mês, um processo que falha de vez em quando torna-se rapidamente caro.
Como a MyStay trata do SIBA
Com a MyStay, o hóspede faz o check-in online no telemóvel antes de chegar: lê o documento com a câmara, confirma os dados e assina. No dia seguinte ao check-in, a MyStay envia o boletim ao SIBA automaticamente, por cada hóspede estrangeiro. Os códigos de acesso só são enviados depois do check-in completo, por isso ninguém entra sem os dados recolhidos.
- Leitura do documento e assinatura no telemóvel do hóspede
- Boletins enviados sozinhos, com o estado de cada envio visível
- INE enviado todos os meses, num dia à sua escolha entre 1 e 10
Ver o check-in online, SIBA e INE · Disponível como extra no plano Host gratuito (+4 € por alojamento/mês) e incluído no Pro e no Business.
Este conteúdo é informativo e não substitui aconselhamento jurídico. As regras podem mudar e algumas dependem do município: confirme sempre junto das entidades oficiais.
Perguntas frequentes
Os cidadãos da União Europeia também são comunicados?
Sim. Todos os hóspedes sem nacionalidade portuguesa são comunicados no SIBA, incluindo cidadãos da UE.
As crianças também têm boletim?
Sim. Cada hóspede estrangeiro é comunicado individualmente, independentemente da idade.
Qual é o prazo para comunicar?
Três dias úteis após a entrada do hóspede, e a saída deve ficar registada no mesmo prazo.
O SIBA mudou com a passagem do SEF para a AIMA?
Não na prática. A AIMA assumiu as competências do SEF em 2023, mas o SIBA e as credenciais continuam a ser os mesmos.
A MyStay envia os boletins sozinha?
Sim. Com os dados do check-in online, a MyStay envia o boletim ao SIBA automaticamente no dia seguinte ao check-in.